Qué sistema de fichaje elegir en 2025: app, web, PIN o RFID (y por qué la huella ya no es legal)
El control horario es obligatorio en todas las empresas en España desde 2019 y en 2025 la Inspección de Trabajo mantiene la vigilancia activa con sanciones de hasta 10.000 € por trabajador si no se cumple.
La gran pregunta es: ¿qué sistema de fichaje conviene más a mi empresa? En esta guía comparamos las opciones legales y más utilizadas: app y web, tablet con PIN único y tablet con RFID.
Índice
- Fichaje con app y web
- Fichaje con tablet mediante PIN único
- Fichaje con tablet mediante RFID
- Qué sistema elegir según tu empresa
- ¿Por qué la biometría (huella, facial) está prohibida en España?
- Cómo te ayuda JornAda
Fichaje con app y web
El fichaje mediante app móvil y acceso web es la opción más flexible y extendida en 2025.
Ventajas
- Cumple con la normativa en oficina, teletrabajo y movilidad.
- Accesible desde cualquier dispositivo: smartphone, ordenador o tablet.
- Incluye geolocalización en fichajes, tanto desde la app como desde la web, para verificar dónde se realiza la jornada.
- Permite notificaciones push y alertas de olvido.
- No requiere inversión en hardware adicional.
Inconvenientes
- Requiere conexión a internet.
- Puede generar resistencia en empleados menos habituados a herramientas digitales.
Fichaje con tablet mediante PIN único
En oficinas, comercios y hostelería, una opción práctica es instalar una tablet en la entrada. Cada trabajador introduce su PIN único para registrar su jornada.
Ventajas
- Rápido y sencillo de usar.
- No obliga a que cada empleado use un móvil propio.
- Centraliza el fichaje en un único punto.
Inconvenientes
- Riesgo de que un compañero introduzca el PIN de otro trabajador.
- No válido para teletrabajo ni empleados en movilidad.
Fichaje con tablet mediante RFID
Con tarjetas o llaveros RFID conectados a una tablet o terminal, es un sistema muy común en comercios y fábricas.
Ventajas
- Fichaje instantáneo y cómodo.
- Útil en empresas con alta rotación de plantilla.
- Compatible con tablets y terminales físicos.
Inconvenientes
- Coste adicional de tarjetas y lectores.
- Riesgo de pérdida o intercambio.
- Tampoco es válido para teletrabajo.
Qué sistema elegir según tu empresa
- Teletrabajo o movilidad → app y web son imprescindibles, con geolocalización incluida.
- Oficinas pequeñas o comercios → tablet con PIN único es simple y económico.
- Hostelería y retail → RFID es ideal para fichajes rápidos en plantillas grandes.
- Empresas medianas y grandes → lo más recomendable es combinar varios métodos.
¿Por qué la biometría (huella, facial) está prohibida en España?
El fichaje con huella dactilar o reconocimiento facial no está permitido en España para control horario por motivos de protección de datos.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el RGPD consideran que los datos biométricos son categorías especiales de datos personales. Su uso solo está justificado en casos de seguridad extrema (por ejemplo, acceso a áreas críticas), nunca como método ordinario de fichaje.
De hecho, la AEPD ha sancionado a varias empresas por usar huella o reconocimiento facial como único sistema de control horario, al considerarlo desproporcionado y no necesario.
Por tanto, en 2025 los únicos sistemas válidos son digitales y no biométricos: app, web, tablet con PIN o RFID.
Cómo te ayuda JornAda
Con JornAda tenemos todas las opciones para que puedas elegir:
- App móvil y web con geolocalización y alertas automáticas.
- Tablet con PIN único por empleado, perfecta para oficinas y tiendas.
- Tablet con RFID, rápida y práctica para hostelería y retail.
- Además: gestión de turnos, vacaciones, ausencias, documentos y centro de noticias interno.
- Informes automáticos listos para la Inspección de Trabajo.
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