Qué sistema de fichaje elegir en 2025: app, web, PIN o RFID (y por qué la huella ya no es legal)

El control horario es obligatorio en todas las empresas en España desde 2019 y en 2025 la Inspección de Trabajo mantiene la vigilancia activa con sanciones de hasta 10.000 € por trabajador si no se cumple.

La gran pregunta es: ¿qué sistema de fichaje conviene más a mi empresa? En esta guía comparamos las opciones legales y más utilizadas: app y web, tablet con PIN único y tablet con RFID.

Índice

1. Fichaje con app y web
2. Fichaje con tablet mediante PIN único
3. Fichaje con tablet mediante RFID
4. Qué sistema elegir según tu empresa
5. ¿Por qué la biometría (huella, facial) está prohibida en España?
6. Cómo te ayuda JornAda

Fichaje con app y web

El fichaje mediante app móvil y acceso web es la opción más flexible y extendida en 2025.

Ventajas

• Cumple con la normativa en oficina, teletrabajo y movilidad.
• Accesible desde cualquier dispositivo: smartphone, ordenador o tablet.
• Incluye geolocalización en fichajes, tanto desde la app como desde la web, para verificar dónde se realiza la jornada.
• Permite notificaciones push y alertas de olvido.
• No requiere inversión en hardware adicional.

Inconvenientes

• Requiere conexión a internet.
• Puede generar resistencia en empleados menos habituados a herramientas digitales.

Fichaje con tablet mediante PIN único

En oficinas, comercios y hostelería, una opción práctica es instalar una tablet en la entrada. Cada trabajador introduce su PIN único para registrar su jornada.

Ventajas

• Rápido y sencillo de usar.
• No obliga a que cada empleado use un móvil propio.
• Centraliza el fichaje en un único punto.

Inconvenientes

• Riesgo de que un compañero introduzca el PIN de otro trabajador.
• No válido para teletrabajo ni empleados en movilidad.

Fichaje con tablet mediante RFID

Con tarjetas o llaveros RFID conectados a una tablet o terminal, es un sistema muy común en comercios y fábricas.

Ventajas

• Fichaje instantáneo y cómodo.
• Útil en empresas con alta rotación de plantilla.
• Compatible con tablets y terminales físicos.

Inconvenientes

• Coste adicional de tarjetas y lectores.
• Riesgo de pérdida o intercambio.
• Tampoco es válido para teletrabajo.

Qué sistema elegir según tu empresa

• Teletrabajo o movilidad → app y web son imprescindibles, con geolocalización incluida.
• Oficinas pequeñas o comercios → tablet con PIN único es simple y económico.
• Hostelería y retail → RFID es ideal para fichajes rápidos en plantillas grandes.
• Empresas medianas y grandes → lo más recomendable es combinar varios métodos.

¿Por qué la biometría (huella, facial) está prohibida en España?

El fichaje con huella dactilar o reconocimiento facial no está permitido en España para control horario por motivos de protección de datos.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el RGPD consideran que los datos biométricos son categorías especiales de datos personales. Su uso solo está justificado en casos de seguridad extrema (por ejemplo, acceso a áreas críticas), nunca como método ordinario de fichaje.

De hecho, la AEPD ha sancionado a varias empresas por usar huella o reconocimiento facial como único sistema de control horario, al considerarlo desproporcionado y no necesario.

Por tanto, en 2025 los únicos sistemas válidos son digitales y no biométricos: app, web, tablet con PIN o RFID.

Cómo te ayuda JornAda

Con JornAda tenemos todas las opciones para que puedas elegir:

• App móvil y web con geolocalización y alertas automáticas.
• Tablet con PIN único por empleado, perfecta para oficinas y tiendas.
• Tablet con RFID, rápida y práctica para hostelería y retail.
• Además: gestión de turnos, vacaciones, ausencias, documentos y centro de noticias interno.
• Informes automáticos listos para la Inspección de Trabajo.

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