Nueva ley de control horario 2026: fichaje digital obligatorio antes del 31 de julio

El fichaje digital obligatorio en España está a punto de ser una realidad. El Ministerio de Trabajo ultima el real decreto que reforma por completo el registro de jornada y la vicepresidenta Yolanda Díaz confirmó el 21 de julio de 2026 que se aprobará en Consejo de Ministros antes del 31 de julio. A fecha de publicación de este artículo (23 de julio de 2026) todavía no se ha publicado en el BOE, pero su entrada en vigor es inminente.

Qué cambia, en una frase: se acaba el registro en papel y en Excel. Todas las empresas deberán fichar con un sistema 100% digital, automático e interoperable, al que la Inspección de Trabajo podrá acceder de forma remota, con las horas extra registradas automáticamente y sin que nadie pueda alterarlas. El incumplimiento se castigará con sanciones de hasta 10.000 € por trabajador. La justificación del Gobierno: los 2,5 millones de horas extra que se hacen sin pagar cada año en España.

Si has llegado hasta aquí buscando "nueva ley de control horario 2026", "fichaje digital obligatorio", "cuándo entra en vigor el registro horario digital", "multas por no fichar" o "cómo adaptar mi empresa al nuevo registro de jornada", esta es la guía más completa y actualizada que vas a encontrar. Somos el equipo de JornAda, software español de fichaje y control horario usado por más de 3.000 empresas, y esto es todo lo que necesitas saber para llegar preparado.

Índice de contenidos

• Qué acaba de pasar: la aprobación antes del 31 de julio
• Qué cambia frente al sistema actual: las 6 novedades
• Calendario de adaptación por tamaño de empresa
• Multas: hasta 10.000 € por trabajador
• Biometría y geolocalización: qué permite el nuevo texto
• Checklist: ¿tu sistema actual cumple?
• Cómo cumplir la nueva ley con JornAda
• Preguntas frecuentes
• Conclusión

Qué acaba de pasar: la aprobación antes del 31 de julio

El nuevo registro de jornada llega por la vía del real decreto, sin trámite parlamentario en el Congreso. Yolanda Díaz confirmó el 21 de julio de 2026 que el texto está "casi listo" y que se aprobará en Consejo de Ministros antes de que acabe el mes. Una vez publicado en el BOE, la norma entra en vigor a los pocos días (el plazo legal habitual es de 20 días naturales).

Este decreto es el mismo que el Consejo de Estado frenó en marzo de 2026 con un dictamen de casi 100 páginas: cuestionaba el coste (unos 867 millones de euros para 1,35 millones de empresas), la falta de adaptación a sectores con horarios irregulares (hostelería, campo, comercio) y la protección de datos. Lo contamos en detalle en nuestro artículo "El Consejo de Estado tumba el decreto de fichaje digital, pero Trabajo sigue adelante". La novedad de julio es que Trabajo ha reescrito el texto para blindarlo: ha consultado con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y, sobre todo, ha introducido un calendario de adaptación escalonado que antes no existía. La patronal CEOE, aun así, ya ha avisado de que estudia recurrirlo por considerar que un cambio de este calado exige una ley, no un decreto.

Qué cambia frente al sistema actual: las 6 novedades

El registro de jornada es obligatorio en España desde el RD-ley 8/2019, pero hasta ahora se admitía el papel y la hoja de cálculo. El nuevo decreto endurece el "cómo". Estas son las seis novedades que más afectan a tu empresa:

• Fichaje 100% digital: el papel y el Excel dejan de ser válidos como sistema de registro. El fichaje debe realizarse en un medio electrónico.
• Acceso remoto de la Inspección: el sistema debe ser interoperable y permitir que la Inspección de Trabajo consulte los registros de forma telemática, sin necesidad de visita presencial.
• Registro en tiempo real e inalterable: cada entrada y salida se guarda al momento y no puede modificarse sin dejar rastro. Cualquier cambio debe registrar quién lo hizo, cuándo y por qué.
• Horas extra automáticas: las horas extraordinarias quedan documentadas de forma automática y la empresa no puede alterarlas. Es el corazón de la reforma: atajar los 2,5 millones de horas extra sin pagar al año.
• Autenticación del trabajador: el fichaje debe identificar de forma unívoca a cada persona trabajadora, que será quien registre su propio inicio y fin de jornada.
• Conservación durante 4 años: los registros deben guardarse cuatro años y estar disponibles para la plantilla, sus representantes legales y la Inspección.

Si tu empresa hace horas extra, revisa también cómo se calculan y se pagan en nuestra guía para calcular las horas extra en 2026.

Calendario de adaptación por tamaño de empresa

Este es el gran giro de la versión de julio. En el borrador que tumbó el Consejo de Estado solo había 20 días naturales desde el BOE para adaptarse, sin período transitorio. Tras las críticas, Trabajo ha aceptado un calendario de adaptación escalonado en función del tamaño de la empresa, para dar más margen a pymes y microempresas.

Según los borradores manejados hasta la fecha, los plazos de adaptación que se barajan una vez publicado el decreto en el BOE son, aproximadamente:

• Grandes empresas (250 o más personas): en torno a 6 meses.
• Empresas medianas (50 a 249 personas): en torno a 9 meses.
• Pequeñas empresas y microempresas (menos de 50 personas): en torno a 12 meses.

Importante: las cifras exactas del calendario no estarán confirmadas hasta que el texto definitivo se publique en el BOE. Actualizaremos este artículo con los plazos oficiales en cuanto se publiquen. Lo que sí es seguro es que la obligación afecta a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin importar su tamaño ni sector.

Multas: hasta 10.000 € por trabajador

No llevar el registro de jornada, falsearlo o impedir su control es una infracción grave o muy grave en materia laboral. El nuevo marco eleva las sanciones de forma significativa y, sobre todo, mantiene el criterio de que se calculan por trabajador afectado, no por empresa. En términos generales:

• Infracción leve: a partir de unos 1.000 €.
• Infracción grave: desde unos 2.000 € hasta 7.500 € por trabajador.
• Infracción muy grave: hasta 10.000 € por trabajador afectado.

Que se calculen por persona es lo que dispara el riesgo: una empresa de 20 empleados sin un registro válido puede acumular una sanción de cientos de miles de euros. En las más de 3.000 empresas que usan JornAda, el fallo de cumplimiento que más vemos no es la mala fe, sino seguir apoyándose en una hoja de Excel que cualquier inspector considera manipulable. Ese es justo el escenario que el nuevo decreto quiere eliminar.

Biometría y geolocalización: qué permite el nuevo texto

Una de las dudas más buscadas es si se podrá seguir fichando con huella dactilar o reconocimiento facial. La AEPD considera la biometría un dato especialmente protegido y desaconseja su uso cuando existe una alternativa menos invasiva. El nuevo decreto recoge ese criterio: la huella o el reconocimiento facial quedan restringidos y solo serían admisibles si no hay otro método razonable, previo análisis de proporcionalidad.

La geolocalización, en cambio, sí está permitida para trabajadores móviles o en movilidad, siempre respetando el RGPD: debe ser puntual (registrar el lugar del fichaje, no un seguimiento continuo), informada y proporcional. Para la mayoría de empresas, la vía más segura y sencilla sigue siendo el fichaje por app, web, tablet-kiosco con PIN o lector de tarjetas.

Checklist: ¿tu sistema actual cumple?

Comprueba en un minuto si tu método de fichaje sobrevivirá al nuevo decreto. Tu sistema debería poder responder "sí" a todo esto:

• ¿Es digital? Si fichas en papel o en Excel, no cumplirás. Estos métodos dejan de ser válidos.
• ¿Es inalterable y trazable? Debe guardar cada cambio con autor, fecha y motivo.
• ¿Registra las horas extra automáticamente? Sin depender de que alguien las apunte a mano.
• ¿Permite el acceso de la Inspección? Debe poder exportar los registros de forma verificable.
• ¿Identifica a cada trabajador de forma unívoca? Y deja que sea la persona quien fiche.
• ¿Conserva los datos 4 años? Y los pone a disposición de plantilla y representantes.

Si has respondido "no" a alguna, tienes trabajo por delante antes de que se agote tu plazo de adaptación.

Cómo cumplir la nueva ley con JornAda

JornAda es software español de fichaje y control horario, desarrollado en Mallorca y adaptado al 100% a la normativa laboral española. Está pensado exactamente para el escenario que plantea el nuevo decreto: registro digital, inalterable, con horas extra automáticas y exportable para la Inspección. Con JornAda tu empresa cumple sin obras ni instalaciones complejas:

• Fichaje multidispositivo: app iOS y Android, web, tablet en modo kiosco con PIN y lector de tarjetas RFID por WiFi, sin servidores propios.
• Registro inalterable y auditable: cada fichaje queda sellado y trazado, con historial de cambios.
• Horas extra y saldos automáticos: se calculan solos a partir de la jornada configurada.
• Geolocalización opcional y conforme al RGPD para equipos en movilidad.
• Cuadrantes, vacaciones, ausencias y gestión documental con IA (envío masivo de nóminas y firma digital) en la misma plataforma.
• Desde 2 €/usuario/mes, con prueba gratuita y sin permanencia.

Puedes ver cómo se compara con el resto del mercado en nuestra guía de los 12 mejores softwares de control horario en España, y si tienes un restaurante o un hotel, en la guía específica de control horario para hostelería.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario?

El real decreto se aprobará en Consejo de Ministros antes del 31 de julio de 2026 y entrará en vigor a los pocos días de su publicación en el BOE (el plazo habitual es de 20 días naturales). A partir de ahí, cada empresa dispondrá de su período de adaptación según su tamaño.

¿El fichaje digital es obligatorio para autónomos y pymes?

La obligación de registro digital afecta a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, incluidas pymes y microempresas. Un autónomo sin empleados no está obligado a registrar su propia jornada, pero sí debe hacerlo si tiene personal contratado. Las pymes contarán con un plazo de adaptación más amplio.

¿Se puede seguir fichando en Excel o en papel?

No. Una vez en vigor el nuevo decreto, el papel y las hojas de cálculo dejan de ser sistemas válidos de registro de jornada. El fichaje deberá hacerse con un sistema digital, inalterable e interoperable con la Inspección.

¿Qué multa hay por no llevar el control horario?

Las sanciones se calculan por trabajador afectado y pueden alcanzar los 10.000 € por persona en las infracciones muy graves. Una empresa con varios empleados sin un registro válido puede acumular sanciones de decenas o cientos de miles de euros.

¿Es legal fichar con huella o reconocimiento facial?

La biometría queda muy restringida. La AEPD la considera un dato especialmente protegido y solo se admite cuando no existe una alternativa menos invasiva. Para la mayoría de empresas es más seguro fichar por app, PIN o tarjeta.

¿Puede la empresa geolocalizar a los empleados al fichar?

Sí, para trabajadores en movilidad y respetando el RGPD: la geolocalización debe ser puntual (el lugar del fichaje), informada y proporcional. No es lícito un seguimiento continuo de la ubicación.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?

Cuatro años, y deben estar a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.

Conclusión

La nueva ley de control horario de 2026 no cambia el "qué" (registrar la jornada ya era obligatorio), sino el "cómo": digital, automático, inalterable y accesible para la Inspección, con multas de hasta 10.000 € por trabajador y un calendario de adaptación por tamaño de empresa. La buena noticia es que adaptarse es sencillo si eliges la herramienta adecuada antes de que se agote tu plazo.

Empieza tu prueba gratuita de JornAda y deja tu registro de jornada listo para el nuevo decreto, o consulta nuestros planes desde 2 €/usuario/mes. Actualizaremos este artículo con los plazos y cifras oficiales en cuanto el real decreto se publique en el BOE.